Home » Seputar Logistik » 6 Elemen dan Contoh Surat Pengiriman Barang, Lengkap!

6 Elemen dan Contoh Surat Pengiriman Barang, Lengkap!

6 Elemen dan Contoh Surat Pengiriman Barang, Lengkap!

Bagi pelaku bisnis sekaligus pengelola usaha penjualan produk, tentunya sudah akrab terkait surat pengiriman barang. Terutama bagi mereka yang berjualan di platform marketplace, pengiriman ke berbagai lokasi menjadi rutinitas umum. Namun, apakah Anda penasaran bagaimana contoh surat pengiriman barang?

Fungsi utama dari surat pemberitahuan pengiriman yaitu memberikan informasi bahwa pesanan telah dikirim serta sedang dalam proses pengantaran. Bagi para pengusaha baru dalam bidang logistik, memahami pentingnya dokumen surat pengiriman barang sangatlah penting.

Surat pengiriman barang dapat dijelaskan sebagai surat yang disertakan bersamaan proses pengiriman, baik itu dikirim kepada perorangan, toko, maupun perusahaan. Secara singkat, surat ini dibuat dengan tujuan agar pihak penerima dapat bersiap-siap menerima barang sesuai daftar terlampir.

Jika Anda masih penasaran mengenai surat keperluan dalam pengiriman beserta contoh surat pengiriman barang, berikut akan kami paparkan secara lengkap mengenai contoh format suratnya melalui artikel ini.

Apa yang Dimaksud Dengan Surat Pengiriman Barang?

Apa itu Surat Pengiriman Barang

Apa itu Surat Pengiriman Barang (Sumber: freepik.com)

Sebelum mengetahui contoh surat pengiriman barang, pahami terlebih dahulu mengenai pengertiannya. Surat pengiriman barang adalah dokumen berisikan daftar barang yang didistribusikan oleh tim ekspedisi, baik dari perusahaan kepada pelanggan maupun dari vendor kepada perusahaan pembeli.

Pihak penerima umumnya adalah distributor tingkat pertama. Fungsinya adalah menjadi bukti bahwa barang kiriman sesuai barang diterima.

Umumnya, tim ekspedisi mengeluarkan dokumen serta mengirimkannya kepada penerima barang. Namun, jika sebuah perusahaan memiliki tim ekspedisi internal atau tidak menggunakan jasa ekspedisi dari perusahaan pengiriman kargo, maka perusahaan penjual harus mengeluarkan surat pengiriman barang.

Seringkali, tim operator warehouse memiliki peran sentral dalam mengelola administrasi terkait surat pengiriman barang. Meskipun pada pandangan awal surat tersebut tampak memiliki fungsi serupa dengan delivery order atau surat jalan, sebenarnya fungsinya berbeda. Delivery order berperan sebagai bukti transaksi sah juga menjadi dasar pembuatan surat jalan.

Surat jalan sendiri berfungsi layaknya dokumen resmi yang diperlihatkan kepada pihak berwenang saat pemeriksaan muatan. Sementara itu, surat dalam pengiriman lebih berfokus pada memberitahu pembeli bahwa barang telah dikirim pada waktu kesepakatan.

Baca Juga: Outbound Logistik: Pengertian, Aktivitas dan Cara Optimasinya

Fungsi Surat Pengiriman Barang

fungsi surat pengiriman barang

Sebelum melihat contoh surat pengiriman barang, Anda juga perlu mengetahui fungsi dari surat pengiriman barang. Melalui adanya dokumen surat pengiriman, tentunya sangat membantu dalam pemrosesan pengiriman barang secara resmi beserta legal. Lantas, apa saja fungsi surat pengiriman barang? Simak penjelasan berikut!

1. Melampirkan Informasi Mengenai Barang Kiriman

Hadirnya surat jalan barang menjadi salah satu bentuk fisik yang bersifat memberitahu pembeli terkait informasi barang terkait. Hal tersebut mencakup nama pengirim, alamat, nomor telepon, jenis barang, jumlah barang, serta kondisi barang.

Maka dari itu, pembeli dapat menyesuaikan informasi mengenai barang pembelian dengan pesanan yang mereka terima. Selain itu, surat jalan barang dapat menjadi surat klaim jika sekiranya terjadi ketidaksesuaian atau terdapat kerusakan bahkan kehilangan pada barang kiriman.

2. Sebagai Bukti Pengiriman Resmi

Tidak hanya sekadar memberitahu pembeli mengenai aspek-aspek terkait informasi barang, ternyata surat pengiriman barang dapat menjadi dokumen resmi pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Jadi, tidak hanya cukup menyertakan kwitansi atau nota pembayaran terhadap barang tersebut saja.

3. Tanda Terima Jika Barang Telah Sampai di Tangan Pembeli

Apabila barang telah sampai atau diterima oleh pembeli, maka surat pengiriman barang berfungsi menjadi tanda terima sekaligus wajib ditandatangani oleh pembeli beserta data-data lainnya. Maka, kesepakatan antara penjual bersama pembeli telah resmi selesai dan barang dapat diterima dengan kesesuaian antara kondisi fisik barang beserta informasi tertera.

4. Sebagai Bukti Asuransi Jika Terjadi Risiko Selama Pengiriman

Perlu kita ketahui bersama bahwa informasi tertera di surat jalan barang dapat digunakan bertujuan memudahkan proses klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman.

Sebagai contoh, dalam proses klaim asuransi, perusahaan asuransi mungkin meminta salinan surat jalan barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diserahkan kepada pihak ekspedisi/kargo dalam kondisi tertentu. Maka, fungsi surat pengiriman dapat menjadi dokumen dukungan untuk mengklaim asuransi, meskipun tidak secara langsung berfungsi menjadi bukti asuransi.

5. Sebagai Surat untuk Melacak Barang

Jika terdapat surat pengiriman, penjual maupun pembeli dapat memantau atau melacak barang kiriman, sehingga transparansi dalam pengiriman menjadi lebih terjamin.

Elemen Surat Pengiriman Barang

elemen dan contoh surat pengiriman barang

elemen dan contoh surat pengiriman barang

Sebelum mengethaui contoh surat pengiriman barang lebih lanjut, ketahui terlebih dahulu mengenai elemen-elemennnya. Mungkin Anda masih bingung dengan apa saja yang harus kita cantumkan pada surat dalam melakukan pengiriman. Berikut kami paparkan buat Anda:

1. Heading Surat

Bagian awal dari surat pengiriman barang adalah heading atau kop surat. Selain mencantumkan nama perusahaan, Sertakan juga informasi esensial lain meliputi alamat perusahaan dan nomor telepon aktif. Informasi tersebut tidak hanya berguna bagi tim ekspedisi dalam menemukan alamat pengiriman, tetapi juga memudahkan pembeli dalam melakukan retur barang.

2. Kode Surat

Langsung di bawah heading, terdapat nomor atau kode surat berfungsi untuk pengarsipan internal perusahaan. Kode unik membantu membedakan jenis surat untuk pembeli berbeda, menghindari kekeliruan. Penulisan kode tersebut kemudian disertai tanggal pembuatan surat sesuai dengan tanggal pengiriman.

3. Informasi Penerima

Informasi tentang alamat penerima melibatkan detail sebagai contoh seperti nama penerima, nama instansi, atau perusahaan pembeli.

4. Rincian Pengiriman

Dalam bagian rincian pengiriman, pembuat surat perlu menjelaskan dokumen dasar dari surat tersebut. Di samping itu, metode pengemasan maupun pengiriman juga perlu diuraikan.

Hal tersebut bertujuan demi menghindari kebingungan di pihak penerima dan memastikan kesesuaian bersama tim ekspedisi bersangkutan. Pastikan juga mencantumkan dokumen lampiran, misalnya contoh faktur pembayaran jika ada.

5. Daftar Barang

Komponen utama selanjutnya adalah daftar barang yang dilengkapi dengan jumlah kiriman. Umumnya, tim admin gudang akan melakukan pengecekan agar kecocokan antara daftar bersamaan barang diterima dapat dipastikan. Proses ini tidak hanya berdasarkan pada dokumen purchase order atau delivery order, mengingat kemungkinan adanya perbedaan antara pesanan dan ketersediaan barang.

6. Kolom Verifikasi

Bagian akhir umumnya berisi kolom verifikasi, sering kali hanya melibatkan satu kolom yang menandai pihak yang mengeluarkan surat. Namun, dalam beberapa kasus, surat pengiriman juga mencantumkan tanda persetujuan dari tim gudang (supervisor) sebagai bukti pengecekan jumlah barang.

Contoh Format Surat Pengiriman Barang

contoh surat pengiriman barang

contoh surat pengiriman barang

Setelah Anda  memahami arti dari surat pemberitahuan pengiriman barang. Banyak orang mungkin dapat membuatnya, tetapi beberapa dari mereka kurang memperhatikan format tepatnya. Berikut adalah contoh format surat pemberitahuan pengiriman yang perlu Anda ketahui.

[Nama Perusahaan Pengirim]

[Alamat Perusahaan Pengirim]

[Nomor Telepon Perusahaan Pengirim]

[Tanggal]

[Alamat Penerima]

[Nama Penerima]

 

Perihal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada Yth.,

 

[Nama Penerima],

Kami memberitahukan bahwa pengiriman Anda telah dikirimkan pada tanggal [tanggal pengiriman]. Berikut adalah detail pengiriman:

Nomor Resi: [nomor resi]

Metode Pengiriman: [metode pengiriman]

Kami berharap barang tersebut dapat tiba secara aman sekaligus tepat waktu. Kami telah bekerja sama bersama layanan pengiriman terpercaya untuk menjamin pengiriman efisien serta terjamin.

Kami menyampaikan terima kasih atas kepercayaan Anda kepada perusahaan kami, kami berharap Anda akan puas terhadap pelayanan kami. Kami akan terus berusaha memberikan pengalaman pengiriman yang memuaskan bagi pelanggan kami.

Hormat kami,

TTD

 

[Nama Perusahaan Pengirim]

Itulah beberapa pengertian, contoh, beserta format dari surat pengiriman barang. Secara umum surat pengiriman barang memiliki beberapa fungsi signifikan dalam dunia bisnis maupun proses pengiriman barang.

Siapa yang Membuat Surat Pengiriman Barang?

Siapa yang Membuat Surat Pengiriman Barang?

Siapa yang Membuat Surat Pengiriman Barang?

Surat pengiriman barang biasanya dibuat oleh pihak pengirim atau ekspedisi yang bertanggung jawab atas proses pengiriman barang. Pihak yang membuat surat pengiriman biasanya adalah perusahaan ekspedisi, kurir, atau pihak yang secara logistik terlibat dalam pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain.

Dalam surat pengiriman, umumnya mencantumkan informasi mengenai barang yang dikirim, alamat pengirim, alamat penerima, serta tanggal dan waktu pengiriman. Dokumen ini juga dapat mencakup nomor resi atau nomor tracking untuk memudahkan pelacakan barang selama perjalanan.

Penting untuk dicatat bahwa dalam beberapa kasus, surat pengiriman barang dapat dibuat oleh pihak pengirim (penjual) sebagai bukti pengiriman kepada pihak pembeli. Pada umumnya, ekspedisi atau kurir juga menyertakan bukti pengiriman atau resi yang dapat digunakan sebagai referensi pelacakan.

Dalam konteks bisnis dan perdagangan, pembuatan surat pengiriman barang ini membantu memastikan bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pihak yang berhak, dan dapat menjadi bukti dalam hal terjadinya klaim atau permasalahan lainnya terkait dengan pengiriman barang.

Baca Juga: Cara Menulis Alamat Paket Pengiriman Barang yang Benar

Mengapa Harus Dibuat Surat Pengiriman Barang?

Mengapa Harus Dibuat Surat Pengiriman Barang

Mengapa Harus Dibuat Surat Pengiriman Barang

Pembuatan surat pengiriman barang memiliki beberapa alasan penting dalam konteks bisnis dan perdagangan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa surat pengiriman barang diperlukan:

  1. Bukti Pengiriman: Surat pengiriman barang berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa barang telah dikirim dari satu pihak kepada pihak lain. Ini membantu mengonfirmasi bahwa proses pengiriman telah dilakukan dengan benar.
  2. Informasi Detail: Surat pengiriman barang mencantumkan informasi detail mengenai barang yang dikirim, termasuk jumlah, jenis barang, kondisi barang, dan informasi lain yang relevan. Hal ini membantu mencegah ketidaksesuaian atau kesalahpahaman terkait dengan barang yang dikirim.
  3. Pelacakan dan Monitoring: Nomor resi atau nomor pelacakan yang sering disertakan dalam surat pengiriman memungkinkan pihak pengirim dan penerima untuk memantau status dan lokasi barang selama proses pengiriman. Ini membantu mengidentifikasi potensi masalah atau keterlambatan.
  4. Pemenuhan Kontrak atau Pesanan: Dalam konteks bisnis, surat pengiriman dapat digunakan sebagai bukti bahwa pihak pengirim telah memenuhi kewajiban sesuai dengan kontrak atau pesanan yang telah disepakati.
  5. Kepentingan Hukum: Surat pengiriman dapat menjadi dokumen penting dalam kasus perselisihan atau klaim. Jika ada kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman, surat pengiriman dapat digunakan sebagai bukti untuk klaim asuransi atau penyelesaian perselisihan.
  6. Pengaturan Administrasi: Dalam kegiatan bisnis dan perdagangan, surat pengiriman barang membantu dalam pengaturan administrasi dan pencatatan. Ini memberikan transparansi dan akuntabilitas dalam rantai pasok.

Oleh karena itu, pembuatan surat pengiriman barang merupakan praktik yang umum dan bermanfaat untuk semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman. Dokumen ini memberikan dasar yang kuat untuk menjaga integritas dan transparansi dalam setiap transaksi pengiriman barang.

Salah satu fungsi kunci dari surat pengiriman adalah memberikan pemberitahuan kepada pihak penerima mengenai barang pesanan. Informasi melibatkan nomor resi, tanggal pengiriman, serta metode pengiriman menjadi bagian dari pemberitahuan ini.

Selain itu, surat pengiriman barang berperan menjadi bukti tertulis yang menegaskan bahwa pengirim telah mengirimkan barang kepada penerima. Dokumen surat pengiriman memiliki kegunaan sebagai rujukan apabila terjadi ketidaksesuaian atau masalah selama proses pengiriman.

Penerima barang juga dapat memanfaatkan surat pengiriman untuk melakukan verifikasi terhadap jumlah dan kondisi barang diterima, mendukung upaya untuk memastikan bahwa barang sesuai ekspetasi dan membantu penyelesaian sengketa jika ada perbedaan.

Yuk, klik banner ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai pendaftaran driver truk TrawLbens

Cek Tarif TrawLbens!

Dapatkan tarif kirim barang, mobil, motor hingga sewa truk dengan harga termurah cuman di TrawLbens. Saatnya buktikan sendiri!

Bagikan artikel